למה חתימה דיגיטלית עדיין אינה סוף התהליך?
ארגונים רבים כבר החליפו את תעודות המשלוח המודפסות באפליקציות נהגים. הלקוח חותם על מסך הטלפון או הטאבלט, והאישור נשמר בצורה דיגיטלית.
זהו שיפור חשוב, אבל כאשר המידע נשאר בתוך אפליקציה נפרדת, מחלקת הכספים עדיין עשויה להידרש לאתר מסמכים, להשוות כמויות ולבדוק התאמה להזמנות לפני שניתן להפיק חשבונית.
היתרון המשמעותי של Proof of Delivery, או POD, נוצר כאשר תוצאות המסירה עוברות באופן מסודר למערכות הארגון, בהתאם לממשקים ולתהליכי העבודה שהוגדרו.
כך המידע שנאסף אצל הלקוח אינו נשאר רק כאישור שהמשלוח הגיע. הוא יכול לשמש גם בסיס לטיפול בהפרשים, בהחזרות ובהמשך תהליך החיוב.
הלקוח הזמין 100 יחידות. מה קורה אם קיבל רק 97?
מסירה חלקית היא אחת הדוגמאות הבולטות לחשיבות החיבור בין השטח למשרד.
נניח שלקוח הזמין 100 יחידות, אבל בפועל התקבלו אצלו רק 97. שלוש היחידות הנוספות חסרות, נפגעו או הוחזרו.
בתהליך ידני, הפער עלול להתגלות רק בעת בדיקה מאוחרת של המסמכים. העובד במשרד פונה לנהג, הנהג מנסה לשחזר מה אירע, ובינתיים הטיפול בהזמנה מתעכב.
בתהליך דיגיטלי מחובר אפשר לתעד כבר בנקודת המסירה את הכמות שהתקבלה, את הפריטים שלא נמסרו ואת סיבת החריגה.
כאשר הנתונים מועברים למערכת הארגונית, הגורמים האחראים יכולים לבדוק את הפער מוקדם יותר ולהחליט כיצד לטפל בהזמנה ובחיוב, בהתאם למדיניות הארגון.
כך ניתן להפריד בין המידע שכבר אומת לבין הפרטים שעדיין מחייבים בירור.
דוגמה מהשטח: מכמעט שבוע ליום עסקים אחד
בפרויקט שביצענו עבור אחד מלקוחותינו, חברת הפצה, הנהגים כבר השתמשו באפליקציה שאפשרה להם לתעד חתימות באופן דיגיטלי.
לכאורה, הארגון כבר עבר את שלב המעבר מנייר למחשב. אבל בין האפליקציה לבין מערכת החיוב עדיין היה פער משמעותי.
בכל בוקר נדרש עובד במשרד לעבור על המסירות שבוצעו ביום הקודם, לבדוק את התאמתן להזמנות ולהשלים את המידע הדרוש לצורך הפקת החשבוניות.
בפועל, הזמן שחלף מרגע המסירה ועד להפקת החשבונית הגיע לכמעט שבוע.
לאחר חיבור התהליך, נתוני המסירה, לרבות חתימת הלקוח, צילום הסחורה, מיקום GPS וחותמת הזמן, הועברו למערכת המרכזית ושימשו להמשך הטיפול בחיוב.
התוצאה שנמדדה באותו פרויקט הייתה קיצור הזמן שבין המסירה להפקת החשבונית ליום עסקים אחד.
זהו שיפור משמעותי בתהליך העבודה, אף שאין להסיק ממנו על שיעור החיסכון הכספי או על קיצור זהה של זמני התשלום בכל ארגון.
מה באמת צריך לעבור מהנהג למחלקת הכספים?
מחלקת הכספים אינה זקוקה רק לאישור שהנהג הגיע לכתובת. לצורך הטיפול בחיוב חשוב לדעת אילו פריטים נמסרו, באילו כמויות, האם היו החזרות או חוסרים, והאם קיימת מחלוקת לגבי האספקה.
תיעוד מסירה יכול לכלול חתימת לקוח, צילום, זמן ביצוע ומיקום, לצד נתוני ההזמנה והכמויות בפועל.
כאשר המידע מתועד בצורה מובנית ומקושר להזמנה המקורית, ניתן לצמצם את הצורך בהתכתבויות, בשיחות טלפון ובחיפוש מסמכים חסרים.
גם מחלקת שירות הלקוחות מרוויחה מהתהליך. במקום להתחיל בירור ללא מידע מלא, היא יכולה להסתמך על תיעוד המסירה ולזהות במהירות את הנושא הדורש טיפול.
זהו היתרון של מידע תפעולי משותף: כל מחלקה משתמשת בו למטרה אחרת, אבל אינה צריכה לאסוף אותו מחדש.
מנהלים מסירות וחיוב?
השאירו הודעה בוואטסאפ ונחזור אליכם עם בדיקת התאמה ראשונית.
איך יודעים אם החיבור באמת שיפר את התהליך?
מדד חשוב שכדאי לבדוק הוא הזמן הממוצע בין ביצוע המסירה לבין הפקת החשבונית.
לצדו אפשר למדוד את מספר המסירות שממתינות לאישור, שיעור ההזמנות המחייבות בירור ידני, משך הטיפול בחריגות ואת מספר החשבוניות שהפקתן מתעכבת בגלל מידע חסר.
חשוב גם להבחין בין שני שלבים פיננסיים שונים: הפקת חשבונית וגביית התשלום.
הפקת חשבונית מוקדמת יותר אינה מבטיחה שהלקוח ישלם מהר יותר. אבל כאשר תחילת תהליך התשלום תלויה בהפקת החשבונית, צמצום העיכוב התפעולי עשוי להקדים גם את מועד הגבייה.
בכך הופך החיבור בין POD למערכת הארגונית לנושא שמעניין לא רק את מנהל ההפצה, אלא גם את מנהל הכספים.
השורה התחתונה
המסירה ללקוח היא סוף הדרך של הסחורה, אבל לא סוף התהליך העסקי.
כל עוד המידע מהשטח אינו מגיע לגורמים שאחראים על החיוב, הארגון עלול להמשיך להמתין גם אחרי שההזמנה כבר סופקה.
POD דיגיטלי המחובר למערכות הארגוניות מאפשר לצמצם את הפער הזה, לקצר בירורים וליצור רצף עבודה מדויק יותר בין התפעול לכספים.
הרי מה הטעם לספק את הסחורה בזמן, אם הארגון מגלה רק כעבור כמה ימים שהוא עדיין לא מוכן להוציא עליה חשבונית?
לקריאה נוספת: כך הוכחת מסירה דיגיטלית משחררת צווארי בקבוק בתזרים המזומנים (המאמר המקורי מאת עירית לוטן באתר אנשים ומחשבים).
