אינטגרציה בין WEBLET ל-Salesforce
ארגונים רבים משתמשים ב-Salesforce לניהול לקוחות, אנשי קשר, הזדמנויות עסקיות, תהליכי מכירה, פניות שירות, משימות, נכסים והיסטוריית הפעילות מול הלקוח. כאשר חלק מהעבודה מתבצע מחוץ למשרד — בביקורי מכירה, בשירות אצל הלקוח, בהתקנות, במסירות, באיסופים או באמצעות צוותים ניידים — נדרש חיבור רציף בין המידע המנוהל ב-Salesforce לבין האנשים שמבצעים את הפעילות בפועל.
WEBLET מאפשרת לחבר את Salesforce לפעילות השטח, כך שהמידע הנדרש מועבר לביצוע בצורה מסודרת, תוצאות העבודה מתועדות בזמן הפעילות והנתונים הרלוונטיים חוזרים לרשומת הלקוח, לפנייה, להזדמנות, למשימה או לאובייקט המתאים ב-Salesforce.
ל-WEBLET קיימים ממשקים מוכנים ל-Salesforce, והחיבור כבר פועל אצל לקוחות. הממשקים הקיימים מספקים בסיס מוכח, שמאפשר להתחיל מתשתית פעילה במקום לפתח בכל פרויקט את כל מנגנון החיבור מחדש. האינטגרציה מבוססת על מנוע הממשקים הייחודי של WEBLET, המבוסס על פטנט של החברה ופותח במיוחד לצורך חיבור מערכות ERP, מערכות CRM ומערכות ארגוניות נוספות לפעילות השטח. בכל פרויקט מתבצעת התאמה של האובייקטים, השדות, ההרשאות, כללי העבודה וכיווני העברת המידע למבנה סביבת Salesforce ולתהליכים העסקיים של הארגון.
האינטגרציה בין WEBLET ל-Salesforce מחברת בין המידע על הלקוחות, המכירות והשירות לבין העובדים המבצעים ביקורים, משימות, טיפולים, התקנות ומסירות מחוץ למשרד.
במקום להעביר פרטי לקוח בהודעות, לנהל רשימות עבודה נפרדות או להזין שוב את תוצאות הביקור, ניתן ליצור תהליך עבודה רציף — החל מפתיחת משימה, פנייה, הזדמנות, הזמנת עבודה או ביקור ב-Salesforce ועד להשלמת הפעילות ולעדכון התוצאות במערכת.
- העברת לקוחות, אנשי קשר, משימות ופניות מ-Salesforce ל-WEBLET.
- הצגת המידע הרלוונטי לאנשי מכירות, טכנאים, מתקינים, נהגים וצוותים ניידים.
- תכנון סדר ביקורים, מסלולי עבודה, שיבוץ עובדים והקצאת משימות.
- עדכון סטטוסים במהלך הביצוע.
- איסוף חתימות, תמונות, טפסים, מסמכים והערות מהשטח.
- החזרת תוצאות הביקור או הטיפול לרשומה המתאימה ב-Salesforce.
- יצירת משימות המשך ועדכון גורמים רלוונטיים בארגון.
- צמצום הקלדות כפולות והעברה ידנית של מידע.
- חיזוק הקשר בין תמונת הלקוח במערכת לבין מה שהתרחש בפועל באתר הלקוח.
Salesforce ממשיכה לשמש מערכת ה-CRM המרכזית לניהול הלקוחות, אנשי הקשר, תהליכי המכירה, הפניות והמידע העסקי הקשור אליהם. WEBLET מנהלת את שכבת הביצוע בשטח — תכנון הפעילות, בניית מסלולים, שיבוץ עובדים, ניהול סדר הביקורים, העברת המידע לאפליקציה, איסוף נתונים ותיעוד תוצאות העבודה. כך כל מערכת מבצעת את התפקיד שאליו היא מיועדת, והמידע עובר ביניהן באופן אוטומטי, מבוקר ובהתאם לתהליך שהוגדר.
מנוע הממשקים של WEBLET
מנוע הממשקים הייחודי והפטנטי של WEBLET פותח כדי לחבר מערכות ERP, מערכות CRM ומערכות ארגוניות נוספות לתהליכי העבודה המתבצעים בשטח.
המנוע מספק תשתית גמישה להעברת נתונים, הפעלת כללים עסקיים, ביצוע בדיקות, ניהול תהליכי סנכרון וטיפול במידע החוזר מהעובדים. ל-WEBLET קיימים ממשקים מוכנים ל-Salesforce, שכבר משמשים לקוחות בפעילות שוטפת.
בכל סביבת Salesforce עשויים להיות אובייקטים, שדות, הרשאות, אוטומציות ותהליכים שונים. לכן גם כאשר קיים ממשק מוכן, נדרש אפיון מקצועי של הנתונים ושל רצף העבודה.
WEBLET מאפשרת ל-Salesforce להמשיך לרכז את המידע על הלקוח, בעוד WEBLET מנהלת את התכנון, ההקצאה, הביצוע והתיעוד של פעילות השטח. ניתן להגדיר אילו רשומות יועברו, אילו תוצאות יחזרו, לאיזה אובייקט ישויך המידע, באיזו תדירות יתבצע העדכון ואילו בדיקות וכללי בקרה יופעלו.
החיבור ל-Salesforce יכול להתבסס על API, שירותי Web Services, קבצים, בסיסי נתונים ומנגנוני תקשורת נוספים, לפי התשתית הקיימת.
יתרון ייחודי מנוע ממשקים ואופטימיזציית AI
ל-WEBLET יתרון ייחודי: שילוב בין מנוע ממשקים מתקדם לבין יכולות אופטימיזציה מבוססות AI לניהול פעילות השטח.
לאחר שהמידע עובר מ-Salesforce אל WEBLET, לקוחות, הזדמנויות, פניות שירות ומשימות, הוא משמש לא רק להצגה לאנשי מכירות ולטכנאים, אלא גם לתכנון סדר ביקורים, לשיבוץ ולבקרת הפעילות. כך הארגון נהנה מיכולות מתקדמות לניהול השטח, תוך המשך שימוש ב-Salesforce ובתמונת הלקוח והתהליכים שכבר מנוהלים ב-CRM. החיבור ל-Salesforce מאפשר גם ליהנות מאופטימיזציית ביקורי שטח והפצה מבוססת AI.
החיבור בין Salesforce ל-WEBLET מתאים לארגונים שבהם Salesforce מרכזת מידע על לקוחות, מכירות או שירות, בעוד שחלק משמעותי מהפעילות מתבצע מחוץ למשרד.
האינטגרציה רלוונטית במיוחד עבור
- חברות המנהלות אנשי מכירות שטח.
- ארגונים המבצעים ביקורי לקוחות ופגישות רבות מדי יום.
- חברות שירות המנהלות פניות וטיפולים באתרי לקוח.
- מערכים המפעילים טכנאים ועובדי תחזוקה.
- חברות התקנה ופרויקטים בשטח.
- ארגונים המנהלים ציוד או נכסים המותקנים אצל לקוחות.
- חברות הפצה ולוגיסטיקה המשתמשות ב-Salesforce לניהול מידע על הלקוחות או משימות המסירה.
- חברות המבצעות מסירת ציוד, איסוף, החלפה או החזרה.
- מערכי Pre Sale ו-Van Sale.
- ארגונים המפעילים נהגים, מתקינים, נציגים ועובדים ניידים.
- חברות הזקוקות לתיעוד ביקורים, חתימות, תמונות, טפסים ודוחות ביצוע.
- ארגונים המעוניינים להציג בתוך Salesforce מידע עדכני על העבודה שבוצעה אצל הלקוח.
ההתאמה אינה נקבעת רק לפי גודל החברה, אלא לפי מספר עובדי השטח, היקף הפעילות, מורכבות התהליכים וכמות המידע שצריכה לעבור בין המערכות.
מעל 10 אנשי שטח?
השאירו הודעה בוואטסאפ ונחזור אליכם עם בדיקת התאמה ראשונית.
במקום לנהל את פעילות השטח בנפרד מ-Salesforce, הממשק מאפשר להעביר ל-WEBLET את הנתונים הדרושים לביצוע ולהחזיר ל-Salesforce את תוצאות הפעילות.
כך נוצר תהליך עבודה רציף
- פנייה, משימה, הזדמנות, ביקור, הזמנת עבודה או רשומה אחרת נוצרים או מתעדכנים ב-Salesforce.
- מנוע הממשקים של WEBLET מזהה שהרשומה עומדת בתנאים שנקבעו להעברה.
- הנתונים הרלוונטיים מועברים ל-WEBLET.
- WEBLET מתכננת את הפעילות, בונה מסלולים ומשבצת את העובד המתאים.
- איש המכירות, הטכנאי, הנהג, המתקין או עובד השטח מקבל את המשימה ואת פרטי הלקוח באפליקציה.
- בסיום העבודה מוחזרים ל-Salesforce סטטוסים, שעות, חתימות, תמונות, טפסים, מסמכים ונתוני ביצוע שהוגדרו.
כך העובדים במשרד מקבלים תמונת מצב עדכנית יותר, בלי להמתין לסיכומים ידניים ובלי להקליד מחדש נתונים שכבר נאספו במהלך הביצוע.
תכולת הממשק נקבעת לפי מוצרי Salesforce שבהם משתמש הארגון, מבנה הנתונים, האובייקטים הפעילים, ההרשאות והתהליך העסקי. האינטגרציה אינה מחייבת להעביר את כל המידע — ניתן לבחור את הנתונים הנחוצים ולהגדיר את כיוון הסנכרון המתאים.
בהתאם לצורך, ניתן להעביר מ-Salesforce ל-WEBLET נתונים כגון:
- לקוחות וחשבונות — Accounts.
- אנשי קשר — Contacts.
- לקוחות פוטנציאליים — Leads.
- הזדמנויות עסקיות — Opportunities.
- פניות שירות — Cases.
- משימות ופעילויות — Tasks and Activities.
- אירועים ופגישות — Events.
- הזמנות עבודה — Work Orders.
- פגישות שירות — Service Appointments.
- נכסים וציוד המותקנים אצל לקוחות — Assets.
- חוזים והסכמי שירות.
- מוצרים ופריטים.
- מחירונים — Price Books.
- הזמנות ושורות הזמנה.
- כתובות לביקור, למסירה, לאיסוף או לשירות.
- פרטי מיקום וקואורדינטות.
- אנשי קשר באתר הלקוח.
- שעות פעילות וחלונות זמן.
- רמת דחיפות וסדרי עדיפויות.
- התחייבויות שירות ונתוני SLA.
- סוג המשימה והמיומנות הנדרשת לביצועה.
- מסמכים, קבצים והנחיות עבודה.
- היסטוריית פעילות הרלוונטית לעובד השטח.
- הערות והנחיות מיוחדות.
- נתונים מתוך אובייקטים ושדות מותאמים אישית.
מ-WEBLET ניתן להחזיר ל-Salesforce, בהתאם לתהליך שהוגדר, מידע כגון:
- סטטוס ביקור, משימה, טיפול או מסירה.
- מועד תחילת הפעילות וסיומה.
- שעת יציאה, הגעה ועזיבה.
- משך הביקור או העבודה.
- מיקום העובד בעת ביצוע הפעולה.
- תוצאת הביקור.
- סיכום פגישה.
- דוח שירות או דוח ביצוע.
- חתימת לקוח.
- תמונות מהשטח.
- טפסים דיגיטליים שהושלמו.
- קבצים ומסמכים מצורפים.
- מסמכי POD ואישורי מסירה.
- כמויות שסופקו, נאספו או הוחזרו.
- סיבת אי-ביצוע, אי-מסירה או דחיית ביקור.
- הערות של העובד המבצע.
- מידע על חלקים, מוצרים או ציוד שנעשה בהם שימוש.
- תוצאות בדיקה, טיפול או התקנה.
- הזמנה שנקלטה במהלך ביקור מכירה.
- עדכון הזדמנות עסקית.
- משימת המשך או צורך בביקור נוסף.
- חריגה המחייבת טיפול של גורם מכירות, שירות או תפעול.
- מידע שנאסף באמצעות שאלון או טופס דיגיטלי.
- עדכון שדות באובייקט קיים.
- יצירת רשומה חדשה או רשומה קשורה ב-Salesforce.
אין צורך להעביר את כל הנתונים הקיימים במערכת. מטרת האפיון היא לזהות איזה מידע דרוש לביצוע בשטח ואילו תוצאות צריכות להיות זמינות לצוותי המכירות, השירות והתפעול. כאשר מידע פיננסי, מלאי, חשבוניות או מסמכים חשבונאיים מנוהלים במערכת ERP נפרדת, ניתן לתכנן תהליך המשלב בין Salesforce, מערכת ה-ERP ו-WEBLET, תוך הגדרת מערכת המקור לכל סוג נתון.
תרחישי שימוש נפוצים
פרטי הלקוח, משימת המסירה, הכתובת וחלון הזמן מנוהלים ב-Salesforce או מועברים אליו ממערכת ERP. המידע הנדרש לביצוע מועבר ל-WEBLET, שמתכננת את קו החלוקה, בונה מסלול ומשבצת נהג במערכת ניהול הובלות. הנהג מקבל את סדר המשימות ואת פרטי המסירה באפליקציה. סטטוס הביצוע, שעת ההגעה, חתימת הלקוח, התמונות, סיבת אי-המסירה ומסמך ה-POD חוזרים לרשומה המתאימה. כאשר המלאי, תעודות המשלוח והמסמכים הפיננסיים מנוהלים במערכת ERP אחרת, ניתן להגדיר תהליך שבו כל מערכת מקבלת ומעדכנת את המידע הרלוונטי לתפקידה.
פניית שירות, משימה או הזמנת עבודה נפתחות ב-Salesforce. פרטי הלקוח, הכתובת, הנכס, סוג התקלה, הדחיפות והנחיות הביצוע מועברים ל-WEBLET. המשימה משובצת לטכנאי בהתאם לאזור, לזמינות, למיומנות ולסדר העבודה במסגרת ניהול טכנאים. הטכנאי מבצע את הטיפול ומתעד את הפעולות שבוצעו. סטטוס הפנייה, זמני העבודה, תיאור הטיפול, התמונות, החתימה, החלקים ודוח השירות חוזרים ל-Salesforce. כך נציג השירות יכול לראות מה בוצע באתר הלקוח ולהמשיך את הטיפול בלי לאסוף מידע ממקורות נפרדים.
לקוחות, אנשי קשר, Leads, Opportunities, משימות ביקור ומידע מסחרי רלוונטי מועברים מ-Salesforce ל-WEBLET. WEBLET מתכננת את סדר הביקורים ואת מסלולו של איש המכירות. איש המכירות מקבל באפליקציה את פרטי הלקוח, מטרת הפגישה והמידע הדרוש לביצוע. במהלך הביקור מתועדים התוצאות, ההערות, ההזמנה, הצעת ההמשך או השלב הבא בתהליך המכירה, לרבות בתהליכי Van Sale. סיכום הפעילות והעדכונים חוזרים לרשומת הלקוח, ל-Opportunity או לאובייקט המתאים ב-Salesforce. כאשר נתוני המלאי והחיוב מנוהלים במערכת ERP, הממשק יכול לחבר בין שלוש המערכות בהתאם לארכיטקטורה הארגונית.
Opportunity, חוזה, Work Order, הזמנה או אובייקט מותאם אישית משמשים לפתיחת תהליך התקנה. המשימה מועברת ל-WEBLET עם הכתובת, אנשי הקשר, הציוד, המסמכים והנחיות העבודה. WEBLET משבצת את המתקין או הצוות ומנהלת את סדר הביצוע במסגרת ניהול מתקינים. העבודה מתבצעת ומתועדת באמצעות טפסים, תמונות, סטטוסים וחתימות. תוצאות ההתקנה מוחזרות לרשומה המתאימה ב-Salesforce. כך אנשי המכירות, מנהלי הפרויקטים וצוותי השירות יכולים לראות שהמשימה הושלמה ולקבל את מסמכי הביצוע כחלק מהמידע על הלקוח.
מעל 10 אנשי שטח?
השאירו הודעה בוואטסאפ ונחזור אליכם עם בדיקת התאמה ראשונית.
Salesforce מעניקה לארגון תמונה רחבה של הלקוחות, תהליכי המכירה ופניות השירות. אולם כאשר העבודה מתבצעת מחוץ למשרד, עלול להיווצר פער בין המידע המופיע ב-CRM לבין מה שהתרחש בפועל אצל הלקוח.
אנשי שטח עשויים לקבל משימות בהודעות, לקבוע בעצמם את סדר הביקורים, לדווח רק בסוף היום או להעביר תמונות ומסמכים בערוצים שאינם מחוברים לרשומה המתאימה. מצב כזה עלול לגרום לעיכובים, לחוסר אחידות בנתונים, לקושי לעקוב אחר הביצוע ולתמונה חלקית של פעילות הלקוח.
WEBLET מנהלת את שכבת התכנון, השיבוץ, המסלול, הביצוע והתיעוד הנדרשת לעבודה בשטח. אחד היתרונות של מנוע הממשקים של WEBLET הוא האפשרות לשלב את Salesforce בתהליך הקיים, תוך המשך שימוש במערכת ובלי לנהל את אותה פעילות בשני מקומות מנותקים.
גם כאשר הארגון מפעיל את Salesforce Field Service, WEBLET נדרשת לאופטימיזציית מסלולים, הפצה, POD ומכירות שטח. מגדירים חלוקת אחריות ברורה: Salesforce יכולה להמשיך לרכז פניות והזמנות עבודה, בעוד WEBLET מנהלת את שכבת התכנון, השיבוץ והביצוע בשטח — כולל מכירות שטח, הפצה, אופטימיזציית מסלולים ו-POD. כך נמנעים מכפילות ונוצרת אינטגרציה שבה כל מערכת מחזקת את התהליך בתחומה.
החיבור מאפשר:
- להשתמש במידע שכבר קיים ב-Salesforce בלי להקליד אותו מחדש.
- להעביר לעובד השטח רק את הנתונים הדרושים למשימה.
- לקשר בין רשומת הלקוח לבין הביקור שבוצע בפועל.
- לתכנן סדרי עבודה ומסלולים יעילים יותר.
- לשבץ משימות לפי אזור, זמינות, מיומנות וכללים עסקיים.
- לקבל דיווחים בסמוך למועד הפעילות.
- לשמור חתימות, תמונות, טפסים ומסמכים כחלק מהתהליך.
- לעדכן פניות, הזדמנויות ומשימות בהתאם לתוצאות מהשטח.
- לשפר את שיתוף המידע בין מכירות, שירות ותפעול.
- לזהות פעילויות שלא בוצעו או ביקורים הדורשים המשך טיפול.
- לצמצם עבודה ידנית והקלדות כפולות.
- להפחית טעויות וחוסר התאמה בין המערכות.
- להציג ב-Salesforce תמונה עדכנית יותר של הקשר עם הלקוח.
- להרחיב את האינטגרציה כאשר תהליכי הארגון משתנים.
המטרה אינה לנהל את אותה פעילות פעמיים, אלא להגדיר לכל מערכת תפקיד ברור וליצור ביניהן מעבר מידע רציף ומבוקר.
יתרון עסקי לארגון
החיבור בין Salesforce ל-WEBLET מאפשר לארגון לשמור על מערכת ה-CRM שכבר משמשת אותו, ובמקביל לנהל באופן ייעודי את הפעילות התפעולית שמתרחשת בשטח.
במקום שהמידע ייעצר במערכת ה-CRM או יחזור מהשטח באיחור ובצורה לא אחידה, ניתן ליצור תהליך מחובר שבו הנתונים עוברים לביצוע וחוזרים לאחר השלמתו.
התוצאה היא תהליך עבודה שקוף, מדיד ומבוקר יותר, משלב יצירת הפנייה, המשימה, ההזדמנות או הזמנת העבודה ועד להשלמת הביצוע בפועל.
ל-WEBLET קיימים ממשקים מוכנים ל-Salesforce, שכבר משמשים לקוחות בפעילות שוטפת. באמצעות מנוע הממשקים הייחודי והפטנטי של WEBLET ניתן להתחיל מבסיס מוכח ולהתאים את החיבור למבנה הספציפי של סביבת הלקוח.
שאלות נפוצות על אינטגרציה עם Salesforce
מחברים את Salesforce לפעילות השטח
Salesforce מרכזת את המידע על הלקוחות, אנשי הקשר, תהליכי המכירה ופניות השירות, בעוד WEBLET מנהלת את התכנון והביצוע של פעילות העובדים מחוץ למשרד. החיבור בין המערכות מאפשר להעביר משימות ומידע לביצוע, לתכנן את סדר העבודה, לתעד את הפעילות בזמן אמת ולהחזיר את התוצאות לרשומה המתאימה ב-Salesforce. ל-WEBLET קיימים ממשקים מוכנים ל-Salesforce, שכבר משמשים לקוחות בפעילות שוטפת. באמצעות מנוע הממשקים הייחודי והפטנטי של WEBLET ניתן להתאים את החיבור למבנה הספציפי של סביבת הלקוח, לרבות אובייקטים סטנדרטיים, אובייקטים מותאמים אישית, שדות, מסמכים וכללי עבודה. התוצאה היא קשר רציף יותר בין המידע על הלקוח לבין הפעילות המבוצעת בפועל, פחות עבודה ידנית ותמונה עדכנית ומדויקת יותר עבור צוותי המכירות, השירות והתפעול.
פתרונות WEBLET המשתלבים עם האינטגרציה
- מערכת ניהול הובלות (TMS)
- הוכחת מסירה (POD)
- אופטימיזציית מסלולים
- ניהול טכנאים
- ניהול מתקינים
- Pre-Sale והזמנות שטח
- נהגים וליסינג
- תיאום פגישות עצמי חכם
- אינטגרציה למערכות ERP, CRM ומערכות ארגוניות
למידע נוסף על חיבור WEBLET למערכות ארגוניות ראו גם את המאמר המרכזי באתר.